东北财经大学研究生档案管理办法（修订）
第一章 总 则
第一条为适应我校研究生教育综合改革的需要，实现研究生档案管理的标准化、规范化和科学化，根据国家档案管理的有关规定，结合我校实际情况，特制定本办法。
第二条研究生档案是记录和反映研究生个人经历的重要文字材料，是考察研究生本人学习、工作、生活和成长情况的重要依据，研究生档案管理是研究生教育和管理工作的重要组成部分。
第三条研究生院（研究生工作部）负责研究生档案管理工作的指导监督，各研究生培养单位负责研究生档案的保存管理。
第二章 拟录取考生档案的审核和整理
第四条拟录取考生的档案由研究生院（研究生工作部）负责签收，根据研究生招生办公室提供的拟录取名单，按照考生所属研究生培养单位和专业进行分类整理。并于每年九月下旬移交至研究生培养单位。
第五条研究生档案材料移交时，须填写研究生院（研究生工作部）统一印制的《档案移交登记单》，一式两份，由交接双方确认核对后签字，各执一份。
第六条各研究生培养单位负责对拟录取考生档案进行审核，审核内容包括：
1.报考研究生前各个学习和工作阶段的档案材料是否齐全；
2.最后学历与报考学历是否一致；
3.相关党团材料是否齐全。
第七条各研究生培养单位须将拟录取考生档案审核情况反馈给研究生院（研究生工作部），审核不合格的考生档案由研究生招生办公室退回考生原单位，材料不齐全的要求考生补齐。
第八条审核合格的拟录取考生档案作为研究生入学前档案材料，由所属研究生培养单位负责管理和保存。
第三章 研究生在校期间相关材料归档
第九条研究生档案材料包括入学前档案和在校期间归档的材料，研究生在校学习期间应归档的材料包括以下内容：
1.硕士研究生归档材料：党、团组织相关材料；攻读硕士研究生入学登记表；硕士研究生登记表；成绩单；授予学位证明书；毕业研究生登记表；就业通知书；入学体检表；学籍异动材料；推免生材料；奖惩材料以及其它具有保存价值、应予归档的研究生个人材料。
2.博士研究生归档材料：报考攻读博士学位研究生登记表等考务档案材料；博士研究生登记表；授予学位证明书；毕业研究生登记表；成绩单；入学体检表；学籍异动材料；奖惩材料以及其它具有保存价值、应予归档的研究生个人材料；非定向博士研究生还应包括就业通知书。
第十条研究生档案材料归档的有关要求：
1.每份档案袋上要列出研究生归档材料的具体目录，详细记载归档的主要材料。
2.研究生归档材料应真实准确，完整清晰，凡规定由组织审查盖章的，应当加盖公章，规定由本人的签字须由本人签字。
3.档案材料须用蓝黑钢笔或签字笔填写，严禁涂改、修补和其它技术处理。
第四章 研究生档案的查阅与使用
第十一条校外有关单位和个人因工作需要查阅研究生档案的，应当由2人以上持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的介绍信，出具有关身份证明，说明查阅内容及目的，方可在档案管理人员在场的情况下查阅档案，并按规定予以登记。
第十二条研究生档案一般不予借阅，确因工作需要必须借阅的，应当由借阅单位出具证明，填写《研究生档案借阅审批表》，经各培养单位主管领导批准后方可办理借阅手续。
第十三条研究生档案借阅时间不得超过7天，若情况特殊需延期的，应补办借阅手续。外借档案归还时，档案管理人员应根据档案目录核对材料，履行归还手续。
第十四条查（借）阅研究生档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。
第十五条研究生本人不得查阅个人档案。确有极特殊原因需要复制本人相关档案材料的，须由研究生本人提交书面申请，说明需要何种证明材料和使用目的，经各培养单位研究生档案主管领导批准后，由档案管理人员按规定办理。
第五章 研究生档案的转递
第十六条研究生毕业后，由各培养单位按照研究生院（研究生工作部）关于毕业生档案封装要求进行整理、封存，并在规定时间内移交给研究生院（研究生工作部），由研究生院（研究生工作部）通过中国邮政进行转递。
第十七条毕业派遣研究生档案的转递依据为就业通知书；升学研究生档案转递依据为录取通知书或调档函；在职研究生档案的转递依据为其单位所开具的调档函。
第十八条毕业研究生档案若因特殊情况需个人提取的，须提供档案接收单位调档介绍信和提档人有效身份证件。
第十九条在毕业研究生档案转递完成3个工作日后，研究生院（研究生工作部）将档案转递去向在研究生院网站学生管理栏目的最新动态进行公布，为毕业研究生提供查询服务。
第二十条结业、肄业和中途退学的研究生档案，各培养单位根据接收单位出具的接收证明材料报研究生院（研究生工作部），由研究生院（研究生工作部）统一进行转递。
第六章 研究生档案管理的检查监督
第二十一条研究生院（研究生工作部）要对各研究生培养单位研究生档案管理工作进行不定期检查，确保研究生档案管理工作的有序进行。
第二十二条研究生档案管理的相关工作人员要熟悉档案管理业务，严格遵守档案管理纪律，确保研究生档案的连续、完整与安全。
第七章 附 则
第二十三条本办法自公布之日起执行，本办法由研究生院（研究生工作部）负责解释。
第二十四条本办法自公布之日起，《东北财经大学研究生档案管理办法》（东北财大研究生研发[2012]13号）同时废止。
